¿se pueden enviar las facturas por e-mail?

​SI. Su empresa podrá emitir sus facturas en formato pdf y remitirlas por correo electrónico. No obstante, antes deberá solicitar una autorización a sus clientes, en la que se indique la cuenta de correo de envío y la de recepción.

Las empresas pueden expedir sus facturas tanto en papel como en formato electrónico. No obstante, hasta ahora esta última vía era poco empleada, debido a los complejos requisitos que se exigían y a la necesidad de disponer de un software específico. Pues bien, desde el 1 de enero de 2013 estos requisitos se han flexibilizado, por lo que ahora su empresa lo tendrá más fácil para emitir sus facturas por vía electrónica.

Requisitos legales. Para que una factura electrónica sea válida (y equivalente a una emitida en papel) debe cumplir los siguientes requisitos:

• Contener los datos mínimos que se exige a cualquier factura: número, fecha de expedición, NIF de emisor y receptor, etc.
• Que el destinatario le haya dado su consentimiento para que le remita facturas electrónicas. Apunte. Antes de empezar a facturar electrónicamente a un cliente, es recomendable obtener primero su autorización por escrito.
• Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen (quién es su emisor), así como la integridad de su contenido (es decir, que el mismo no ha sido modificado).

Cambio. Hasta ahora, este último requisito sólo se entendía cumplido cuando se utilizaban determinados medios de generación y envío de las facturas electrónicas (firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos EDI, o mediante un sistema similar previamente autorizado por Hacienda). Apunte. Pues bien, ahora la ley se ha flexibilizado, por lo que también acepta que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas se demuestre por cualquier otro medio de prueba y, en particular, por medio de los controles de gestión internos utilizados en la actividad de la empresa en cuestión.

Flexibilización​

Facturación. A partir de ahora, por tanto, será suficiente con que aplique a sus facturas electrónicas un sistema de control similar al que utiliza con sus facturas en papel. De este modo, su empresa podrá facturar válidamente sus servicios y sus entregas de bienes:

• Generando sus facturas en cualquiera de los formatos que se utilizan habitualmente para generar documentos electrónicos (entre otros, edifact, xml, pdf, html, gif o jpg).
• Remitiéndolas posteriormente por correo electrónico o puesta a disposición de sus clientes en un sitio web para su descarga por el receptor.

Autorización. Para reforzar la validez de la utilización de estos sistemas, es recomendable que en el documento de consentimiento expreso que haga firmar a sus clientes deje constancia de qué medios van a ser empleados para expedir y remitir las facturas electrónicas. De este modo, puede indicar que las facturas serán emitidas en formato pdf y remitidas por correo electrónico, indicando la dirección de correo desde la que se enviarán dichas facturas y la dirección electrónica en la que se recibirán.

Facturas recibidas. Lógicamente, si es su empresa la que recibe las facturas por estos medios electrónicos y en estos formatos, podrá considerarlas totalmente válidas, contabilizarlas y deducir el IVA soportado.